Beleid Inzage Relevante Gegevens en Documenten conform AVG

1. Doelstelling

De onderneming hecht grote waarde aan transparantie, samenwerking en een correcte omgang met persoonsgegevens. In het kader van de dienstverlening aan opdrachtgevers kan het noodzakelijk zijn dat de opdrachtgever inzicht krijgt in relevante gegevens en documenten die betrekking hebben op de uitvoering van de overeenkomst.

Dit beleid beschrijft de wijze waarop de onderneming invulling geeft aan verzoeken van opdrachtgevers tot inzage, waarbij altijd rekening wordt gehouden met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Reikwijdte

Dit beleid is van toepassing op alle overeenkomsten tussen de onderneming en opdrachtgevers waarbij gegevens en/of documenten worden verwerkt die betrekking hebben op de dienstverlening.

Onder gegevens en documenten wordt verstaan:

  • contractuele documenten;
  • administratieve gegevens;
  • rapportages;
  • project- of voortgangsinformatie;
  • gegevens die noodzakelijk zijn voor controle, verantwoording of evaluatie van de dienstverlening.

Persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt wanneer dit noodzakelijk is voor het doel van de inzage en wanneer dit op basis van de AVG is toegestaan.

3. Uitgangspunten

Bij verzoeken om inzage hanteert de onderneming de volgende uitgangspunten:

3.1 Rechtmatigheid

De onderneming verstrekt uitsluitend gegevens en documenten waarvoor een gerechtvaardigde grondslag bestaat.

3.2 Dataminimalisatie

Alleen informatie die relevant en noodzakelijk is voor het verzoek van de opdrachtgever wordt beschikbaar gesteld.

3.3 Bescherming persoonsgegevens

Persoonsgegevens van medewerkers, kandidaten, leveranciers of andere betrokkenen worden beschermd conform de AVG.

Gegevens worden niet verstrekt wanneer:

  • hiervoor geen wettelijke grondslag bestaat;
  • de privacybelangen van betrokken personen zwaarder wegen;
  • de informatie niet noodzakelijk is voor het doel van de inzage.

3.4 Vertrouwelijkheid

Alle verstrekte informatie wordt behandeld als vertrouwelijke informatie en mag uitsluitend worden gebruikt voor het doel waarvoor deze is verstrekt.

4. Procedure bij verzoek tot inzage

Stap 1 – Indienen verzoek

Een opdrachtgever kan schriftelijk een verzoek tot inzage indienen bij de onderneming.

Het verzoek bevat minimaal:

  • naam van de opdrachtgever;
  • omschrijving van de gewenste gegevens/documenten;
  • reden van het verzoek;
  • gewenste termijn van aanlevering.

Stap 2 – Beoordeling verzoek

Na ontvangst beoordeelt de onderneming:

  • of het verzoek binnen de overeenkomst valt;
  • welke gegevens/documenten relevant zijn;
  • of verstrekking is toegestaan volgens de AVG;
  • of aanvullende maatregelen nodig zijn.

Indien nodig wordt advies ingewonnen bij de verantwoordelijke voor privacy/compliance binnen de organisatie.

Voldoet het verzoek aan boven gestelde eisen, dan zullen wij binnen een redelijke termijn van 4 weken het verzoek afhandelen.

Voldoet het verzoek niet aan de boven gestelde eisen, dan zullen wij het verzoek afwijzen binnen een redelijke termijn van 4 weken.

Stap 3 – Voorbereiding gegevensverstrekking

Voor verstrekking worden gegevens gecontroleerd op:

  • juistheid;
  • volledigheid;
  • relevantie;
  • aanwezigheid van persoonsgegevens.

Indien documenten persoonsgegevens bevatten die niet noodzakelijk zijn voor het verzoek, worden deze verwijderd, geanonimiseerd of afgeschermd.

Stap 4 – Verstrekking informatie

De goedgekeurde gegevens/documenten worden op een veilige wijze verstrekt aan de opdrachtgever.

Mogelijke vormen:

  • beveiligde digitale omgeving;
  • beveiligde bestandsoverdracht;
  • gecontroleerde inzage op locatie.

De onderneming registreert:

  • datum van het verzoek;
  • aard van het verzoek;
  • verstrekte informatie;
  • datum van verstrekking.

5. Rollen en verantwoordelijkheden

Directie/management

Is verantwoordelijk voor het vaststellen en naleven van dit beleid.

Medewerkers

Zijn verantwoordelijk voor:

  • zorgvuldig omgaan met gegevens;
  • melden van verzoeken tot inzage bij de verantwoordelijke afdeling;
  • naleven van AVG-richtlijnen.

Privacy verantwoordelijke

Bewaakt:

  • correcte toepassing van de AVG;
  • beoordeling van complexe verzoeken;
  • naleving van privacyprincipes.

6. Bewaartermijnen

Gegevens en documenten worden uitsluitend bewaard zolang dit noodzakelijk is voor:

  • uitvoering van de overeenkomst;
  • wettelijke verplichtingen;
  • administratieve doeleinden.

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd of vernietigd.

7. Controle en evaluatie

De onderneming controleert periodiek of:

  • verzoeken correct worden afgehandeld;
  • alleen noodzakelijke gegevens worden verstrekt;
  • privacyrichtlijnen worden gevolgd.

Dit beleid wordt minimaal jaarlijks geëvalueerd en indien nodig aangepast aan wijzigingen in wet- en regelgeving of bedrijfsvoering.

8. Contractuele borging

In overeenkomsten met opdrachtgevers is vastgelegd dat de opdrachtgever op verzoek inzage kan krijgen in relevante gegevens en documenten die betrekking hebben op de dienstverlening, mits deze inzage toegestaan is binnen de kaders van de AVG.

De onderneming verplicht zich hierbij om:

  • medewerking te verlenen aan redelijke inzageverzoeken;
  • transparantie te bieden over relevante informatie;
  • persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie adequaat te beschermen.

Dit document is vastgesteld als beleidsrichtlijn; hieraan kunnen geen juridische rechten of aanspraken worden ontleend.

Versie: 1.2 (opgesteld op 28-09-2026 door SZ)
Eigenaar beleid: Directie
Evaluatiefrequentie: Jaarlijks
Van toepassing op: Alle opdrachtgevers en medewerkers van de onderneming